CNJ mantém a exigência da autenticação nos serviços extrajudiciais, mesmo após lei que dispensou o ato perante órgãos públicos.
Entenda quando a autenticação de documentos em cartório ainda é obrigatória, como funciona a versão digital pela CENAD e o que não pode ser autenticado.
O que é a autenticação de documentos
A autenticação de documentos é o ato pelo qual o tabelião ou um preposto autorizado confere fé pública à cópia de um documento, atestando que ela corresponde fielmente ao original apresentado. É um ato de tabelionato de notas, distinto do reconhecimento de firma, que trata da assinatura, e não do conteúdo do documento em si.
Autenticação física: como funciona
No procedimento físico, o interessado apresenta o documento original e sua cópia reprográfica. O responsável no cartório confere página a página, verificando se há rasuras, adulterações ou informações incompatíveis entre original e cópia. Documentos de identificação, como RG e CNH, podem ter frente e verso reproduzidos em uma única folha. O valor cobrado por página segue a tabela de emolumentos de cada estado, variando conforme a unidade da federação.
O que não pode ser autenticado
Nem todo documento é passível de autenticação. Não podem ser autenticados: documentos originalmente digitais ou obtidos pela internet, por não haver original físico para comparação; páginas em branco ou com espaços sem justificativa; documentos redigidos em língua estrangeira; documentos assinados por quem não detém poderes para tanto; e documentos com conteúdo ofensivo a terceiros. Rasuras que comprometam a legibilidade também impedem a autenticação.
A Lei da Desburocratização não dispensa a autenticação em cartório
Um ponto de confusão recorrente é o alcance da Lei 13.726/2018, conhecida como Lei da Desburocratização. Essa lei dispensou o reconhecimento de firma e a autenticação de cópias nas relações entre o cidadão e órgãos da administração pública. Ou seja, para entregar um documento a uma repartição pública, em regra não é mais necessário autenticá-lo previamente, bastando a apresentação do original para conferência pelo próprio servidor.
O CNJ, no entanto, decidiu que essa dispensa não se estende aos serviços prestados pelos cartórios extrajudiciais. O entendimento é de que, quando o cidadão procura o cartório para autenticar um documento ou reconhecer uma firma, ele estabelece uma relação de natureza privada com a serventia, e não com o poder público. Por isso, a Lei 13.726/2018 não desobriga o cartório de cobrar emolumentos nem afasta a exigência do ato quando ele é solicitado diretamente à serventia. Na prática, isso significa que a autenticação continua sendo um serviço cartorário normal, remunerado, sempre que o próprio interessado optar por buscá-la ou quando a instituição destinatária do documento a exigir.
Autenticação digital: a CENAD
A modernização do tabelionato trouxe a autenticação digital como alternativa à autenticação em papel. A Central Notarial de Autenticação Digital (CENAD) é o módulo da plataforma e-Notariado responsável por esse serviço, atualmente regulamentado pelo Provimento CNJ 149/2023, que sucedeu o Provimento CNJ 100/2020. A CENAD foi definida pelo CNJ como o único meio nacional válido para autenticação digital de documentos por tabeliães.
Como funciona o procedimento digital
Quando o documento original é físico, ele ainda precisa ser entregue pessoalmente no cartório, já que não há dispensa da apresentação presencial nesse caso. O tabelião ou seu preposto digitaliza o documento, confere a cópia digitalizada com o original apresentado e, após a conferência, expede a cópia autenticada, que pode ser entregue tanto em papel quanto em meio digital, conforme a necessidade do interessado.
Validade da autenticação digital
Os atos notariais eletrônicos emitidos pelo e-Notariado, com autenticidade verificável pela internet, constituem instrumento público para todos os efeitos legais. Essa validade se estende a registros públicos, instituições financeiras, juntas comerciais e Detrans, além de produzir efeitos tanto perante a administração pública quanto entre particulares. Isso permite que uma autenticação feita digitalmente em um cartório seja aceita em qualquer desses órgãos, sem necessidade de nova conferência do documento físico.
Valor probatório da cópia autenticada
A autenticação não é uma formalidade sem efeito jurídico. O artigo 425, III, do Código de Processo Civil equipara a cópia reprográfica autenticada por tabelião ao próprio documento original, para fins de prova em processo judicial. É esse dispositivo que justifica a exigência da autenticação em situações como processos judiciais, concursos públicos e negócios que dependem de comprovação documental: a parte que apresenta a cópia autenticada não precisa exibir o original, porque a lei já reconhece a ela o mesmo peso probante.
Impacto prático na rotina do cartório
Para o cartório, a coexistência dos dois sistemas (autenticação física tradicional e autenticação digital pela CENAD) exige atenção redobrada quanto à origem do documento apresentado. Documentos originalmente digitais seguem outro fluxo, que não é o da autenticação de cópia. Documentos físicos, mesmo quando o interessado deseja a versão digital do resultado, continuam exigindo a apresentação presencial do original para conferência. Manter claro para o balcão qual é a distinção entre reconhecimento de firma, autenticação física e autenticação digital evita retrabalho e orienta melhor o cidadão sobre qual serviço, de fato, sua necessidade exige.
