A lei deixa com o titular a escolha de quem responde pela serventia nas suas ausências, e também as consequências dessa escolha. Veja por que preparar essa pessoa é uma decisão de gestão.
Toda serventia tem uma pergunta que só aparece quando o titular sai de férias: o que acontece com as decisões que normalmente passariam pela mesa dele? Em alguns cartórios, elas seguem com tranquilidade. Em outros, ficam empilhadas à espera da volta, ou são tomadas com uma insegurança que vira retrabalho, nota devolutiva e telefonema para o celular de quem deveria estar descansando.
A diferença entre os dois cenários raramente está na equipe inteira. Costuma estar em uma pessoa: quem responde pela serventia quando o titular não está.
Uma escolha que a lei deixa com o titular
A Lei 8.935/94 coloca essa escolha nas mãos do titular. Entre os escreventes, ele escolhe os substitutos e designa um deles para responder pelo serviço nas suas ausências e impedimentos (art. 20, § 5º).
Ao mesmo tempo, a lei mantém com o titular aquilo que não se delega. O gerenciamento administrativo e financeiro da serventia é de sua responsabilidade exclusiva (art. 21). E, desde a Lei 13.286/2016, o art. 22 estabelece que notários e registradores respondem civilmente, por culpa ou dolo, pelos prejuízos causados a terceiros, inclusive pelos atos dos substitutos que designarem e dos escreventes que autorizarem.
Em outras palavras, a pessoa designada assina e decide durante a ausência, mas a responsabilidade pelo que ela faz continua ligada ao titular. Por isso, a designação é muito mais do que um ato burocrático comunicado ao juízo competente. Ela define quem vai decidir em nome do titular e com que preparo.
Quando o braço direito faz falta
Na maior parte do tempo, o trabalho do substituto ou da substituta parece funcionar sozinho. O titular está presente, as dúvidas sobem até ele e a substituta ou o substituto cuida da operação. A fragilidade aparece nos momentos em que essa rede de apoio some: as férias longas, uma licença médica, um impedimento inesperado.
É aí que o titular descobre se tem um braço direito ou apenas alguém que executa bem enquanto ele está por perto. A diferença aparece em situações concretas. A minuta de um inventário com uma questão de partilha que ninguém na equipe viu antes. A parte que insiste em um ato que a serventia não deveria praticar. O conflito entre dois escreventes que precisa ser resolvido naquela semana, e não daqui a um mês.
Há também o cenário mais extremo. Se a delegação se extingue, é o substituto mais antigo quem passa a responder interinamente pela serventia, nos termos do art. 39, § 2º, da mesma lei. Ninguém planeja esse momento, mas a qualidade da resposta dependerá do preparo que a pessoa construiu antes dele.
Preparar alguém é diferente de esperar que aprenda
O caminho mais comum para formar quem responde pela serventia é o tempo. A pessoa observa, erra, acerta e, depois de alguns anos, absorve o jeito de decidir do titular. Funciona até certo ponto, mas deixa lacunas previsíveis: o repertório técnico fica limitado aos casos que passaram pela serventia, as decisões dependem de intuição e a gestão da equipe é aprendida no improviso.
Preparar alguém de forma intencional muda essa conta. Significa dar a essa pessoa domínio técnico para os casos complexos, critérios para decidir com segurança e ferramentas para conduzir pessoas e processos. O titular passa a delegar com confiança, e a serventia passa a funcionar com o mesmo padrão em qualquer semana do ano.
Onde entra a Formação Executiva de Substitutos
A Formação Executiva de Substitutos (FES), da INTRA com a Estudos Notariais e Registrais, foi construída em torno desse objetivo. O Método 3D organiza a formação em três frentes: Domínio do Direito Notarial e Registral em nível avançado, Decisão em casos reais e Direção de pessoas, processos e resultados.
O formato combina encontros ao vivo, conteúdos gravados, leitura dirigida e casos reais. Cada participante desenvolve um projeto aplicado a um problema real da própria serventia e o apresenta, no fim, a uma banca de referências do extrajudicial. Para o titular, isso significa que o investimento na formação de quem responde por ele volta para dentro do cartório em forma de solução.
O titular também participa da entrada. O processo seletivo da Turma Fundadora prevê carta de indicação de um oficial titular, o que transforma a candidatura em uma conversa entre quem forma e quem será formado.
A FES está em pré-lançamento. Se você é titular e quer preparar quem responde pela sua serventia, ou se essa pessoa é você, entre para a lista de interesse e receba antes as informações sobre o processo seletivo. Entre para a lista de interesse.
