Quem é substituto ou substituta pratica os atos do titular e, nas ausências dele, responde pela serventia. Veja o que a lei prevê e por que esse papel pede mais do que experiência de balcão.
Sexta-feira, fim de tarde. O titular está de férias, uma minuta de inventário chegou com uma dúvida sobre a partilha e a equipe espera uma resposta de uma pessoa só. Quem é substituto ou substituta conhece bem esse momento: a decisão está na sua mesa, e não há para quem repassar.
Esse cenário é comum porque a própria lei previu substitutos e substitutas para que a serventia não pare. Entender o que ela prevê ajuda a enxergar o tamanho do papel, e o tipo de preparo que ele pede.
O que a Lei 8.935/94 diz sobre substitutos e substitutas
O art. 20 da Lei dos Cartórios permite que notários e registradores contratem escreventes e, entre eles, escolham os substitutos. A partir daí, a lei separa funções que muitas vezes se confundem no dia a dia.
Os escreventes praticam somente os atos que o titular autorizar (§ 3º). Os substitutos podem praticar, simultaneamente com o titular, todos os atos que lhe são próprios, com uma exceção nos tabelionatos de notas: a lavratura de testamentos (§ 4º). E, entre os substitutos, um é designado pelo titular para responder pelo serviço nas suas ausências e impedimentos (§ 5º).
Na prática, a substituta ou o substituto designado deixa de cuidar de uma parte do trabalho e passa a conduzir a serventia inteira sempre que o titular se afasta: nas férias, nas licenças, nos impedimentos. Atende as partes, orienta a equipe, assina os atos e decide os casos que chegam.
Há um detalhe que torna esse papel ainda mais delicado. O art. 21 da mesma lei atribui ao titular, com exclusividade, o gerenciamento administrativo e financeiro da serventia. Ou seja, o substituto ou a substituta decide em nome de alguém, e cada decisão tomada nesse período volta para a mesa do titular.
Onde a experiência sozinha não alcança
Muita gente se torna substituto ou substituta pelo caminho natural: anos como escrevente, domínio da rotina, confiança construída com o titular. É um caminho legítimo, e ele forma profissionais muito bons em executar.
Responder pela serventia, porém, pede três coisas ao mesmo tempo. A primeira é leitura técnica dos casos que fogem do padrão: o título que volta com uma exigência discutível na nota devolutiva, a escritura em que as partes pedem uma solução que não está no manual, a dúvida que nenhum colega da equipe sabe responder.
A segunda é decisão. Saber a resposta certa ajuda pouco se ela não vier com segurança para ser sustentada diante da parte insatisfeita, do advogado que insiste ou de uma correição.
A terceira é gestão. Quem responde pela serventia também responde pela fila do balcão, pelo retrabalho, pela distribuição das tarefas e pelo clima da equipe enquanto o titular está fora.
Costuma haver lugar para estudar Direito Notarial e Registral. É mais raro encontrar onde se preparar para as outras duas frentes, pensando na realidade de uma serventia.
A proposta da Formação Executiva de Substitutos
Foi para esse ponto que a INTRA e a Estudos Notariais e Registrais desenharam a Formação Executiva de Substitutos (FES). A proposta é levar o profissional da prática à referência, com um método organizado em três frentes, o Método 3D:
- Domínio: Direito Notarial e Registral em nível avançado, para analisar com segurança as situações complexas do cartório.
- Decisão: preparo para decidir em casos reais e sustentar essas decisões.
- Direção: gestão e liderança de pessoas, processos e resultados da serventia.
O formato combina encontros ao vivo, conteúdos gravados, leitura dirigida e casos reais. Ao longo da Formação, cada participante desenvolve um projeto aplicado à realidade da própria serventia e, no fim, apresenta esse projeto a uma banca de referências do extrajudicial. O resultado aparece no cartório, e não só no currículo.
Para quem a Formação foi pensada
A FES foi pensada para quatro perfis que convivem na mesma serventia: titulares que querem preparar quem responde por eles, substitutos e substitutas em atuação, escreventes que se preparam para assumir mais responsabilidade e profissionais em ascensão no extrajudicial.
Para o titular, o ganho é ter um braço direito preparado para conduzir a operação. Para quem já é substituto ou substituta, ou se prepara para assumir essa função, é a chance de chegar a esse papel com técnica, critério e repertório de gestão, em vez de aprender tudo no improviso de uma sexta-feira à tarde.
A primeira turma, a Turma Fundadora, terá entrada por processo seletivo, com análise de currículo e carta de indicação de um oficial titular.
A Formação Executiva de Substitutos está em pré-lançamento. Quem entra na lista de interesse recebe antes as informações sobre o processo seletivo da Turma Fundadora. Entre para a lista de interesse.
